Aspektet kryesore të komunikimit zyrtar ndërpersonal, standardet e tij dhe fushat e aplikimit. Varietete dhe rregulla specifike që kufizojnë këtë lloj ndërveprimi. Komunikimi formal ndërpersonal është një lloj ndërveprimi midis njerëzve që pranohet brenda shoqërisë dhe përdoret për të huajt ose të njohurit, biseda e të cilëve nuk thellohet në një nivel emocional dhe është thjesht natyrë informative. Kufizuar nga rregullat e sjelljes dhe mirësjelljes, të cilat përgjithësisht janë të pranuara dhe detyruese.
Përshkrimi i komunikimit zyrtar ndërpersonal
Komunikimi është lloji më i rëndësishëm i ndërveprimit midis individëve, pa të cilin është shumë e vështirë të imagjinohet ekzistenca dhe rritja personale. Isshtë thelbësore në të gjitha aspektet e jetës njerëzore. Në varësi të vendit ku komunikon një person, mund të dallohen dy lloje kryesore: zyrtare dhe joformale. Dallimi kryesor midis të parës është prania e shumë qëndrimeve të ndryshme, të cilat kufizojnë një person në gjykime dhe tregojnë një kornizë specifike që nuk mund të kalohet.
Një emër tjetër për komunikimin formal është i bazuar në role. Kjo do të thotë, merret parasysh një rol specifik në shoqëri, i cili rregullon marrëdhënien dhe etikën e sjelljes midis dy njerëzve. Çdo individ ka një gjurmë të veçantë të shoqërisë ku personi është rritur, kushtet në të cilat ai është për momentin dhe fuqitë që i janë caktuar. Ai kryen një lloj roli në lidhje me bashkëbiseduesin e tij dhe zë një pozicion që kërkon një qëndrim të përshtatshëm ndaj vetvetes. Kjo është arsyeja pse mund të themi se lloji zyrtar i komunikimit kryhet brenda roleve të përcaktuara për të gjithë.
Për shembull, një person punon në një pozitë të lartë dhe komunikon me vartësin e tij si shef, duke kërkuar që ai të përmbushë detyrat e tij të punës. Këtu ju duhet ta trajtoni me respekt dhe të dëgjoni mendimin e tij pa dyshim. Le të themi se një vartës jeton ngjitur me këtë person dhe shpesh takohet me të pranë gardhit, duke diskutuar fidanë, motin dhe madje edhe kohën e lirë të përgjithshme. Opsioni i dytë do të kufizohet në komunikimin joformal ndërpersonal, nga i cili hiqen rolet e shefit dhe punonjësit. Pa këto maska, ato janë plotësisht të barabarta në bisedë.
Kjo është arsyeja pse mund të argumentohet se komunikimi zyrtar ndërpersonal rregullon marrëdhëniet e biznesit, të cilat ndikohen nga një numër faktorësh burokratikë. Shtë shumë i kufizuar dhe i bindet një mori rregullash dhe rregullash dhe standardesh të pranuara që duhet të respektohen.
Dallimet nga komunikimi joformal
Komunikimi është një proces mjaft i shumëanshëm, dhe në secilin rast ndryshon nga një i ngjashëm, kështu që disa nuanca duhet të theksohen. Ato përfaqësojnë ndryshimet kryesore midis dy llojeve të ndërveprimit që përdoren më shpesh në shoqëri. Konsideroni tiparet e komunikimit formal:
- Cak … Çdo bisedë zyrtare, çfarëdo që të jetë, ka një qëllim specifik, në të cilin komunikimi zvogëlohet. Kjo do të thotë, ata ose duan të marrin disa informacione të dobishme nga një person, ose duhet të përcjellin diçka të rëndësishme për të. Në të dy rastet, biseda është e kufizuar në këto qëllime dhe nuk duhet të kalojë në aspekte të tjera. Nëse një bisedë zyrtare nuk ka një qëllim specifik për të cilin zhvillohet, atëherë nuk mund të quhet më i tillë. Komunikimi formal është një mjet me të cilin ata përmbushin nevojat e tyre të punës ose zgjidhin çështjet e përditshme. Nëse nuk ka nevojë për rezultatin përfundimtar të një bisede të tillë, as nuk lind. Kjo është arsyeja pse qëllimi është atributi më i rëndësishëm i komunikimit zyrtar ndërpersonal.
- Përmbajtje … Ajo për të cilën flasin njerëzit gjatë një bisede zyrtare gjithashtu luan një rol të madh. Kjo duhet të jetë një bisedë e qartë që sqaron disa pika pune për një ose dy bashkëbisedues. Në varësi të qëllimit specifik, përmbajtja e tij duhet të lidhet me punën ose ato marrëdhënie në të cilat janë njerëzit. Diskutimi duhet të mbulojë aspekte të veçanta të punës. Pyetjet janë lakonike, dhe përgjigjet janë të shkurtra dhe kuptimplota. Nuk ka vend për humor të ndritshëm ose rrethana të tjera dukshëm ndriçuese. Bisedë informative jashtëzakonisht e thatë, e cila duhet të jetë sa më e dobishme për një ose të gjithë bashkëbiseduesit.
- Statusi … Marrë parasysh domosdoshmërisht në komunikimin zyrtar ndërpersonal. Një person duhet të dallojë dhe kuptojë rolin e bashkëbiseduesit dhe, në varësi të tij, të ndërtojë qëndrimin e tij, duke barazuar statusin e tij. Ai udhëhiqet nga rregullat përgjithësisht të pranuara të sjelljes, etika e komunikimit dhe marrëdhëniet e punës. Kjo do të thotë, një trajtim me respekt dhe i sjellshëm është i detyrueshëm, i cili nuk lejon një person të shprehë mendimin e tij, por shërben vetëm si një maskë për marrjen e informacionit ose shërbimit të nevojshëm.
- Emocionaliteti … Një nga ndryshimet më të rëndësishme midis llojeve formale dhe joformale të komunikimit ndërpersonal është komponenti emocional në bisedë. Për të parën, kjo është krejtësisht jokarakteristike. Shprehja e shprehjeve të fytyrës ose me ndihmën e fjalëve të qëndrimit tuaj subjektiv ndaj një personi ose faktori tjetër është absolutisht e papranueshme në komunikimin formal.
Varietetet e komunikimit formal dhe karakteristikat e tyre
Komunikimi formal është mjaft monoton, dhe është e rrallë të theksohen dallimet specifike në një formë ose në një tjetër. Më shpesh klasifikohen sipas fushëveprimit. Në varësi me kë personi ndërvepron dhe çfarë dëshiron të arrijë nga një bisedë e veçantë, mund të dallohen tre forma të komunikimit formal.
Loj me role
Ky është në të vërtetë komunikimi, rregullat e të cilit diktohen nga kushtet. Në këtë moment të veçantë, një person luan rolin e tij, dhe në lidhje me të, ndërtohen ndërveprimet e tij me të tjerët.
Për shembull, nëse një grua është estetiste ose konsulente dhe komunikon me një klient në punë, ajo do të përdorë gjuhën profesionale, do të mbetet e sjellshme, e sjellshme, do të buzëqeshë dhe do të bëjë punën e saj. Edhe nëse nuk i pëlqen shumë bashkëbiseduesi, ajo është e detyruar të buzëqeshë dhe të duket miqësore, pasi është e detyruar për këtë me rolin e saj interpretues.
Komunikimi i bazuar në role është krijuar për të qëndruar në mbrojtje të përgjigjeve emocionale aty ku ato janë shumë të padëshirueshme. Për më tepër, duke ndërtuar siç duhet një model për bashkëveprimin me njerëzit (për shembull, klientët), mund të arrini rezultate të mira profesionale.
Një qëndrim i përzemërt dhe mikpritës do të ndikojë në frekuentimin e sallonit / dyqanit / tregut dhe do të përmirësojë performancën e marketingut. Pra, mund të themi se komunikimi formal i bazuar në role është një mjet unik që, në duar të afta, kthehet në një mjet të fuqishëm për të arritur qëllimet tuaja.
Biznesi
Ky lloj komunikimi formal konsiston në një diskutim rigoroz të fakteve që lidhen me një kauzë të përbashkët. Përdoren vetëm të dhëna të thata, të cilat duhet t'i komunikohen bashkëbiseduesit. Qëllimi i komunikimit të biznesit është gjithmonë i njëjtë - përfitimi material ose profesional, i cili arrihet duke bashkëvepruar me njerëz të tjerë që punojnë në të njëjtën fushë. Shpesh, komunikimi i biznesit paraqitet në formën e negociatave, ku të gjitha pyetjet me interes për palët shpërndahen në mënyrë lakonike dhe pikë për pikë. Në fakt, me ndihmën e tyre, bëhet një njohje e hollësishme informative. Të dhënat transferohen nga një person te tjetri, ndërkohë që ngjeshin sa më shumë që të jetë e mundur në kufijtë e rëndësisë dhe vlerës së secilit propozim. Për shembull, një person punon për një kompani të madhe dhe duhet të udhëzojë vartësit për një projekt të ri. Kjo do të thotë, në gjuhën e biznesit, ai do të shpjegojë gjithçka që ofrohet në raste të tilla. Paraqitja e mendimeve është sa më lakonike të jetë e mundur, krahasimet dhe digresionet komike nuk janë tipike.
Funksionale
Përdoret për të përmbushur nevojat e tyre në jetën rutinë dhe ndërveprimin minimal me njerëzit. Kjo do të thotë, në secilin rast individual, ai ka funksionin e vet. Sapo të përmbushet, komunikimi me këtë person ndalon.
Në të njëjtën kohë, nuk ka statuse specifike që përcaktojnë barazinë e bashkëbiseduesve. Mundësia e takimeve të paracaktuara të ardhshme gjithashtu përjashtohet.
Shembulli më goditës mund të jetë një bisedë e dytë në ashensor "Cili kat jeni?" ose në autobus "Kalo, të lutem, për tarifën". Në të njëjtën kohë, nuk ka rëndësi fare se kush është ky person, më i lartë apo më i ulët në status. Ai gjithmonë do të mbetet vetëm një kalimtar.
Vetëm rregullat e përgjithshme të mirësjelljes dhe sjelljes me të huajt rregullojnë komunikimin zyrtar funksional. Ata mbajnë distancën midis bashkëbiseduesve dhe sjellin pjesën e tyre të mirësjelljes dhe mirësjelljes edhe në një bisedë të tillë të dytë.
Rregullat themelore të komunikimit formal
Siç u përmend më lart, rregullat janë themeli i komunikimit formal. Si parazgjedhje, supozohet se të gjithë pjesëmarrësit në bisedë janë njohur me ta dhe i përmbahen në mënyrë të barabartë.
Për t'i bërë veçoritë pak më specifike, ekzistojnë disa rregulla themelore për komunikimin formal:
- Distanca … Duhet të ketë distancë fizike dhe psikologjike midis bashkëbiseduesve. Kjo do të thotë, ju nuk mund të futeni në shpirt, të pyesni për gjërat personale ose të shkoni në nivele më të afërta të komunikimit. Biseda duhet të rrjedhë në një drejtim dhe të mos shkojë përtej temës kryesore. Duhet të kihet parasysh se bashkëbiseduesi mund të mos ndihet rehat gjatë një bisede të tillë zyrtare dhe kjo do të provokojë një reagim të padëshiruar ose do të shkaktojë përshtypje negative. Dhe kjo të paktën do të prishë imazhin.
- Pragmatike … Kur zhvilloni një bisedë zyrtare, gjithmonë duhet të mbani mend qëllimin e tij. Ju nuk mund të largoheni nga tema ose të shmangni përgjigjet e drejtpërdrejta. Një bisedë e tillë është jashtëzakonisht informuese dhe mbështetëse, prandaj duhet të jetë sa më koncize dhe pragmatike. Ju nuk duhet ta zgjasni me dashje bisedën ose të tregoni mungesë mendje.
- Fokusimi … Për komunikimin zyrtar ndërpersonal, biseda është me një pikë. Kjo do të thotë, biseda lëviz në një drejtim të caktuar dhe nuk prek tema të tjera. Natyra e komunikimit transmetohet nga qëllimi i tij, dhe sapo të arrihet, nevoja për të vazhduar bisedën zhduket vetvetiu.
- Bllokada emocionale … Komunikimi formal ndërpersonal nuk ndikon në nivelin e ndjenjave. Kjo do të thotë, njerëzit as nuk i afrohen vlerësimit të përshtypjeve të tyre, duke analizuar sjelljen e bashkëbiseduesit. Për më tepër, nuk ka emocionalitet në bisedë, nëse nuk merrni parasysh humorin e vrazhdë profesional ose kostot e sekondave.
Si të kaloni nga komunikimi formal në atë joformal
Së pari ju duhet të zbuloni dhe përcaktoni vetë pse keni nevojë ta bëni këtë. Në disa raste, komunikimi formal është krijuar për të mbrojtur emocionet njerëzore të njerëzve në ato profesione të cilët janë të detyruar të komunikojnë shumë me të tjerët. Kjo është një lloj maskë për të mbrojtur botën tuaj të brendshme nga të huajt që madje mund ta pushtojnë atë pa dashje. Por në disa raste, një kalim i tillë është thjesht i nevojshëm. Për këtë, është e rëndësishme të vëzhgoni disa aspekte:
- Reciprociteti … Isshtë e pamundur të kalosh në komunikim joformal vetëm nga njëra anë. Ky është domosdoshmërisht një proces reciprok, i cili shoqërohet me pëlqim reciprok dhe sjellje dhe veprime të qëllimshme. Kjo do të thotë, bashkëbiseduesi gjithashtu duhet të jetë i interesuar për një tranzicion të tillë, ose të paktën të mos ketë mend.
- Gradualiteti … Natyrisht, është e pamundur, pas komunikimit afatgjatë në një nivel zyrtar, në një moment të mirë t'i afrohesh një personi, të godasësh shpatullën dhe të flasësh si një mik më i mirë. Kjo kërkon kohë, ose mbase nuk duhet të mbështeteni në një rezultat të tillë. Ju duhet të filloni me pyetje graduale të vogla, fraza të sjellshme që janë gjysmë sjellje të mira dhe gjysmë interes të vërtetë në jetën e personit tjetër.
- Humor … Çuditërisht e mjaftueshme, por e para në rrugën drejt komunikimit joformal do të ndihmojë një qëndrim pozitiv dhe një mundësi për të qeshur së bashku. Ju duhet të filloni me momente të vogla pune që mund të duken komike ose qesharake për shumë njerëz. Nëse një person kontakton me ndihmën e humorit, atëherë padyshim që ka një shans për të krijuar komunikim joformal.
- Prioritet … Shumë njerëz mund të mos e pëlqejnë kalimin në informalitet për shkak të rrezikut të humbjes së vlerës së biznesit të bisedave. Kjo do të thotë, nëse keni komunikuar me një person për një kohë të gjatë vetëm nga nevoja, atëherë duhet të filloni në atë mënyrë. Së pari duhet të zbuloni të gjitha momentet dhe qëllimet e punës për komunikim formal, dhe pastaj të vazhdoni me "afrimin".
Çfarë është komunikimi formal - shikoni videon:
Komunikimi formal dhe joformal kanë fushat e tyre të aplikimit. Ato shërbejnë me sukses si mjete për ndërveprim midis njerëzve të kategorive të ndryshme dhe e bëjnë mirë punën e tyre. Komunikimi formal është krijuar për të zgjidhur momentet e përditshme dhe të punës me njerëz të cilët nuk doni t'i lini në jetën tuaj, por ju prapë duhet të bashkëveproni me ta. Ai përfaqëson mirësjelljen në veprim dhe dëshmon për nivelin e arsimimit të secilit person individual.
