Menaxhimi i kohës në shoqërinë moderne. Pse njerëzit nuk kanë kohë të mjaftueshme dhe si të mësojnë të vazhdojnë me gjithçka. Rregullat themelore për menaxhimin efektiv të një burimi të përkohshëm. Menaxhimi i kohës është aftësia për të kontrolluar sasinë e kohës së kaluar në aktivitete të caktuara, për ta menaxhuar atë me mençuri, për të analizuar efektivitetin e punës tuaj dhe për të gjetur burime shtesë, duke rritur kështu produktivitetin. Aftësi të tilla i japin një personi mundësinë jo vetëm të vazhdojë me aktivitetet e planifikuara, por ta bëjë atë në mënyrë efikase dhe të argëtohet. Shkenca që studion procesin e planifikimit dhe menaxhimit të burimit të vet ose të dikujt tjetër quhet menaxhim i kohës.
Nevoja për menaxhimin e kohës
Çështja e menaxhimit të kohës në nivelin shtetëror u ngrit dhe filloi të studiohej seriozisht në Rusi në vitet 1920. U propozuan teori dhe metoda të ndryshme për rritjen e efikasitetit të veprimtarisë, përfshirë organizimin e efektivitetit personal të secilit person individual.
Në vitet 70 të shekullit XX, u prezantua ideja që sistemi personal i menaxhimit të kohës duhet të bazohet në të menduarit efektiv të individit, i cili duhet të zhvillohet. Vetëm në vitin 2007, një departament i menaxhimit të kohës u shfaq në një nga universitetet e Moskës. Nga njëra anë, koha nuk është një burim i pakufishëm, kështu që nuk është për t'u habitur që shpesh na mungon. Por, nga ana tjetër, për të gjithë në ditë sasia e kohës është e njëjtë. Pra, pse, me të njëjtën kosto, disa arrijnë të bëjnë shumë më tepër se të tjerët, dhe, si rezultat, të marrin një rezultat më të lartë? Nuk ka të bëjë me numrin e orëve, por me efikasitetin e përdorimit të tyre.
Shumë njerëz gabojnë duke menduar se menaxhimi i kohës është i nevojshëm vetëm për menaxherët në punë dhe njerëzit që në mënyrë patologjike nuk bëjnë asgjë. Në fakt, të gjithë duhet të mësojnë artin e menaxhimit të kohës së tyre në mënyrë që të jenë të suksesshëm jo vetëm në punë, por edhe në jetë. Detyra e menaxhimit të kohës nuk është t'ju fusë në një lloj kornize. Përkundrazi, planifikimi ju lejon të zgjeroni këtë kuadër, pasi ju vetë nuk e vini re se sa kohë, nëse shpenzohet saktë, mund të lirohet. Për të zotëruar shkencën e menaxhimit të kohës, do të duhen disa javë për dikë, dhe muaj për të tjerët. E gjitha varet nga disa faktorë:
- Forca e vullnetit … Pa këtë tipar karakteri, në parim, është e vështirë të arrihet ndonjë rezultat. Prandaj, nëse diçka nuk funksionoi herën e parë, nuk ka nevojë të heqësh dorë. Ju duhet të kuptoni pse nuk funksionoi dhe ta bëni përsëri.
- Aftësitë e mëparshme të planifikimit … Nëse një person e di se si të planifikojë disa nga veprimet e tij, për shembull, pazar, rekreacion, mbajtje ngjarjesh, atëherë ai duhet të jetë i njohur me parimet themelore të planifikimit. Në këtë rast, do të jetë më e lehtë për të të mësojë se si të menaxhojë kohën sesa për dikë që jeton improvizuar gjatë gjithë jetës së tij. Sidoqoftë, asgjë nuk është e pamundur për kategorinë e dytë të njerëzve, thjesht mund të zgjasë pak më shumë.
- Mbështetje … Sa shpesh një person bën diçka për kompaninë: fillon ose lë duhanin, shkon në palestër, merr pjesë në çdo ngjarje. Veryshtë shumë e rëndësishme të kesh mbështetje nga të dashurit. Prandaj, nëse i gjithë ekipi ose e gjithë familja marrin një vendim për të kuptuar artin e menaxhimit të kohës, atëherë rezultati do të arrihet shumë më shpejt.
Tabu kur planifikoni kohën tuaj
Para se të mësoni se si të menaxhoni kohën tuaj, duhet të analizoni se sa duhen 24 orë. Pasi të keni shkarravitur të paktën një nga ditët tuaja në orë dhe minuta, mund të shihni që pjesa më e madhe e burimeve të çmuara është tretur.
Le të marrim parasysh tabutë kryesore në menaxhimin e kohës:
- Gjumë të gjatë … Ju nuk mund të shkoni askund - ju duhet të flini në mënyrë që të keni forcën për të kaluar efektivisht pjesën tjetër të kohës. Gjumi i shëndetshëm është 8 orë. Por fjetja para drekës është një menaxhim i mençur i kohës.
- Bisedat telefonike … Telefoni kursen dhe humbet kohën tuaj. Nga njëra anë, informacioni mund të merret ose transmetohet më shpejt. Por, nga ana tjetër, biseda boshe ndonjëherë na merr pjesën më të madhe të ditës.
- Duke parë TV dhe duke luajtur lojëra … Sigurisht, ju duhet të pushoni, dhe të gjithë e kuptojnë kuptimin e kësaj fjale në mënyrën e tyre. Por shikimi i serisë tjetër ose një "gjuajtës" i ri nuk do të jetë në gjendje as të ngarkojë me forcë të re, as të jetë i dobishëm.
- Zakone të këqija … Njerëzit me zakone jo të shëndetshme siç është pirja e duhanit marrin shumë kohë gjatë ditës për të bërë pushimet e tymit. Duket se pirja e një filxhani kafeje ose pirja e duhanit është çështje 2-3 minutash, por dita jonë përbëhet nga këto minuta.
Të gjithë mund të gjejnë disa pika të tjera në rutinën e tyre, ku kalojnë kohën e tyre, dhe të përpiqen t'i heqin ato nga jeta e tyre, ose të paktën t'i zvogëlojnë ato. Sa më shpejt që një person ta kuptojë këtë, aq më shpejt do të mësojë të vlerësojë dhe të kalojë kohën e tij me mençuri.
Këshilla! Nuk ka nevojë të pendohesh për kohën që ka kaluar. Ky është një ushtrim krejtësisht i padobishëm, pasi nuk do të kthehet. Bettershtë më mirë të mësosh tani e tutje të mos lejosh mbeturinat e tij të padobishme.
Karakteristikat e mësimdhënies së menaxhimit të kohës
Ka teknika të ndryshme që mësojnë bazat e menaxhimit të kohës. Shumë informacione tematike për këtë çështje mund të gjenden në internet. Por është më mirë kur një profesionist të ndajë sekretet me ju. Kërkesa e shtuar për studimin e kësaj çështje krijon një furnizim. Dhe sot në vendin tonë, literatura shtypet në sasi të mëdha dhe mbahen trajnime të ndryshme mbi menaxhimin e kohës.
Trajnimi është një nga metodat mësimore që ju lejon të merrni njohuritë, aftësitë dhe aftësitë e nevojshme përmes trajnimit praktik të drejtpërdrejtë. Avantazhi i tij i madh është se studenti jo vetëm që percepton çdo informacion të deklaruar, por mund të zbatojë menjëherë njohuritë e fituara në praktikë. Ka komunikim të drejtpërdrejtë me trajnerin dhe me një grup njerëzish me mendje të njëjtë.
Përkundër faktit se parimet themelore të menaxhimit të kohës janë të njëjta, trajnimet mund të strukturohen në mënyra të ndryshme. Secili trajner përcakton vetë se si do të jetë më e lehtë për të që të përcjellë përvojën e tij tek auditori i trajnuar. Klasat e menaxhimit të kohës ofrojnë një numër rregullash ose aktivitetesh që duhet të ndiqen për të ndihmuar në zhvillimin e aftësisë për të menaxhuar kohën.
Por ju duhet të kuptoni se udhëtimi në vetë trajnimin, edhe nëse kryhet nga një specialist shumë i kualifikuar, pa përpjekje nga ana e tij do të jetë i padobishëm. Planifikimi, ndarja e planeve në të rëndësishme dhe jo aq të rëndësishme, urgjente dhe të vonuara - e gjithë kjo do të duhet të bëhet vetë.
Një mënyrë tjetër më e arritshme për të marrë informacion se si të menaxhoni jetën dhe kohën është literatura e specializuar. Shumë libra janë shkruar mbi këtë temë nga autorë të huaj dhe vendas. Shumë prej tyre janë trajnerë kryesorë, kështu që ju mund të njiheni me materialin para se të ndiqni trajnimin përkatës. Avantazhi i librit mbi sesionin e trajnimit është çmimi më i ulët, aftësia për ta lexuar atë në një kohë të përshtatshme dhe për ta lexuar përsëri, për të bërë shënime.
Librat e njohur në vitin 2016 që ju tregojnë se si të menaxhoni në mënyrë efektive kohën janë:
- "Përqendrimi maksimal". Shkruar nga Lucy Joe Palladino;
- "Një mënyrë e thjeshtë për të ndaluar zvarritjen." Shkruar nga Neil Fiore;
- "Muza dhe Bisha". Shkruar nga Yana Frank;
- "Thelbësore". Shkruar nga Greg McKeon;
- "Si t'i vendosni gjërat në rregull." Shkruar nga David Allen;
- Drive Drive. Autori Gleb Arkhangelsky;
- "365 ditë të një personi krijues. Ditari ". Shkruar nga Yana Frank;
- "Vit i mirë. E përjavshmja e Tregtarit ". Postuar nga Igor Mann;
- "Si të punoni 4 orë në javë". Shkruar nga Tim Ferris;
- "Arti për të vazhduar". Shkruar nga Alan Lacaine.
Rregullat themelore për menaxhimin efektiv të kohës
Nëse një person bëri hapin e parë, pa problemin e planifikimit të pahijshëm të kohës së tij dhe dëshiron ta zgjidhë atë në të ardhmen e afërt, atëherë është e nevojshme të kuptosh disa sekrete të menaxhimit të kohës. Udhëzimet e mëposhtme do t'ju udhëzojnë se si të menaxhoni siç duhet kohën tuaj.
Eliminimi i "rasteve-parazitëve"
Sfida është të analizoni ditën tuaj, duke e planifikuar atë në sa më shumë detaje të jetë e mundur. Shtë e nevojshme të shkruani jo vetëm veprat e dobishme që janë përfunduar. Kjo gjithashtu duhet të përfshijë relaksimin, komunikimin dhe aktivitete të tjera. Tani ju duhet të shënoni ato pika që mund të kursejnë kohë pa ndonjë dëm. Këto janë "raste parazitare" që vjedhin minuta të çmuara. Për të përjashtuar të gjitha aktivitetet e padobishme, duhet të analizoni më shumë se një nga ditët tuaja, por rezultati nuk do të vonojë. Kalimi i një jave në listën tuaj të detyrave mund t'ju kursejë shumë më tepër kohë në të ardhmen duke hequr gjërat e panevojshme nga orari juaj.
Caktimi i një orari
Duke eleminuar "rastet e parazitëve" nga orari juaj, mund të filloni planifikimin racional të kohës. Njerëzit e suksesshëm po planifikojnë vazhdimisht kohën e tyre, duke rritur kështu produktivitetin e aktiviteteve të tyre.
Planifikimi nuk duhet të bëhet në kokën tuaj, por në letër. Nuk ka rëndësi nëse është një ditar i lidhur me lëkurë apo një copë letër e thjeshtë. Isshtë e nevojshme të shkruhen rastet sipas rëndësisë së tyre. Nëse një detyrë e re lind gjatë ditës, ajo gjithashtu duhet të shkruhet në planin tuaj, duke marrë parasysh përparësinë në lidhje me atë të planifikuar më parë. Rastet e përfunduara duhet të fshihen nga lista. Ai jep forcë dhe stimulon aktivitetin frytdhënës.
Planifikimi duhet të jetë nga më shumë në më pak. Nga planet për vitin, kaloni pa probleme në planet për çdo ditë. Afatet specifike duhet të caktohen për secilën detyrë.
Në trajnimet për menaxhimin e kohës, trajnerët shpesh rekomandojnë vizatimin e një peme si mishërim i qëllimit kryesor të madh. Degët që shtrihen prej tij janë detyra të vogla që duhet të zgjidhen në rrugën drejt arritjes së tij. Çdo degë mund të degëzohet shumë herë derisa detyrat të ndahen në të vogla, të qarta dhe të kuptueshme. Sigurisht, vizatimi i pemëve kur planifikoni për çdo ditë nuk është i nevojshëm, por vizualizimi i planit tuaj ia vlen. Ekziston një rregull 10/90 në menaxhimin e kohës. Isshtë formuluar si më poshtë: 10% e kohës që shpenzoni për caktimin e një detyre do të kursejë 90% të kohës që duhet për ta përfunduar atë.
Ndërtimi i fuqisë së vullnetit
Nuk është e mjaftueshme të mësoni se si të planifikoni siç duhet kohën tuaj. Shtë e nevojshme të ndiqni planin e përshkruar. Por shpesh ndodh që në mëngjes të ngrihesh me kokë të lënduar dhe nuk dëshiron të bësh ushtrime; erdhi nga puna i lodhur dhe nuk shkoi në kurse; filmi juaj i preferuar është në TV, dhe ju keni planifikuar një takim. Organizimi i ditës tuaj fillon me organizimin e vetes. Nëse në fillim është e vështirë të sakrifikosh shikimin e shfaqjes tënde të preferuar, mund ta shikosh duke vendosur televizorin në kuzhinë dhe duke gatuar darkë në këtë kohë. Nëse nuk ju pëlqen të bëni vrapimin tuaj të planifikuar në mëngjes në shiun e rrëshqitshëm, mund të merrni me vete riprodhuesin tuaj të muzikës dhe gjendja shpirtërore do të rritet. Nuk ka nevojë të braktisni rastet e planifikuara, ia vlen të kërkoni një kompromis dhe t'i përmbushni ato me kënaqësi.
Prioritizimi
Pjesa më e vështirë e artit të menaxhimit të kohës tuaj është të jepni përparësi në mënyrë korrekte, duke theksuar qëllimin kryesor dhe ato dytësore. Kjo ju lejon të rregulloni saktë detyrat në listë.
Pasi të keni identifikuar detyrat kryesore, është e nevojshme të analizoni se cilat pasoja do të ndodhin nëse ato përfundojnë ose nuk përfundojnë në kohë. Nëse theksoni saktë gjënë kryesore, atëherë mund të shihni që shkelja e afateve për zbatimin e detyrës kryesore do të ketë pasoja të rënda.
Gjërat më të rëndësishme dhe të vështira bëhen më së miri në mëngjes. Gjatë këtyre orëve truri pushon, vetëdija është e qartë, vëmendja përqendrohet maksimalisht. Ka situata kur është planifikuar më pak kohë për të përfunduar një detyrë sesa është shpenzuar në të vërtetë për arsye jashtë kontrollit të një personi. Prandaj, nëse planifikoni gjëra të rëndësishme për pasditen, ato mund të mos bëhen në kohë, si rezultat i të cilave do të pasojnë pasoja serioze.
Të gjitha rastet mund të ndahen me kusht në katër grupe: urgjente dhe të rëndësishme; e rëndësishme por jo urgjente; urgjente por jo e rëndësishme; jo urgjente dhe jo shumë të rëndësishme. Rekomandohet të futni gjërat në ditarin tuaj në rendin e mëposhtëm:
- e rëndësishme dhe urgjente;
- urgjente por më pak e rëndësishme;
- e rëndësishme por jo urgjente;
- tjeter
Sipas një prej rregullave të menaxhimit të kohës (rregulli Pareto 20/80), përcaktimi i përparësive të sakta mund të kursejë deri në 80% të burimeve. Isshtë formuluar si më poshtë: 20% e aktiviteteve të shpenzuara për detyrat kryesore, sjellin 80% të efektivitetit; nga ana tjetër, 80% e aktivitetit të shpenzuar për zbatimin e detyrave të parëndësishme do të sjellë vetëm 20% të rezultatit. Kjo përsëri sugjeron që është e nevojshme të jeni në gjendje të theksoni të rëndësishmen dhe të hidhni të panevojshmen.
Përcaktimi i kushteve të punës
Për të zhvilluar aftësinë për të menaxhuar kohën, duhet të caktoni afate të qarta për secilën detyrë. Përndryshe, mund të shtyhet për një kohë të pacaktuar. Duke pasur një afat specifik për përfundimin e një detyre, një person përpiqet të jetë në kohë. Kjo dëshmohet nga rritja e produktivitetit të studentëve një ditë para seancës, ky shembull jepet shpesh gjatë sesioneve të trajnimit. Ndonjëherë është e dobishme të vendosni vetë afate të tilla në mënyrë që të përqendroheni sa më shumë në përfundimin e detyrës, të mobilizoni të gjithë potencialin tuaj. Mos i teproni me eksperimentet me afatet. Kjo mund të çojë në mbingarkesë, humbje të forcës dhe pasoja të tjera negative. Nga ana tjetër, bërja e punës ashtu siç vjen do të ndihmojë në kursimin jo vetëm të kohës, por edhe të energjisë. Nëse të gjitha vështirësitë e vogla që lindin në rrugën drejt qëllimit kryesor zgjidhen ashtu siç vijnë, atëherë ata nuk kanë kohë të kthehen në një mbledhje problemesh të pazgjidhshme. Nëse të gjitha detyrat janë përfunduar, por forca dhe koha ju lejojnë të përballoni detyrën shtesë, atëherë nuk ka nevojë ta shtyni atë. Pasi të ketë përfunduar detyrën sot, të planifikuar për nesër, një person do të jetë i sigurt se do të ketë kohë për të përfunduar të gjitha aktivitetet e planifikuara për ditën tjetër. Ju nuk duhet të shtyni përfundimin e çështjeve të filluara sot dhe të pa përfunduara brenda afatit të caktuar për veten tuaj. Çdo detyrë zgjidhet më shpejt, përderisa jeni të fokusuar në të. Duke shtyrë përfundimin e punës deri nesër, një person e detyron veten të ri-sintonizohet dhe të përqëndrohet në të, dhe kjo kërkon kohë.
Delegimi dhe automatizimi
Nuk ka nevojë të kesh frikë nga ndihma. Për më tepër, nëse ekziston një mundësi për t'i besuar ekzekutimin e ndonjë detyre një personi tjetër, ajo duhet të përdoret. Jo gjithmonë një rezultat i mirë mund të arrihet vetëm në tuaj. Moreshtë më fitimprurëse të kalosh kohë duke i mësuar një personi tjetër një detyrë të caktuar një herë, sesa ta bësh vazhdimisht vetë. Sidomos nëse nuk përfshihet në kategorinë e atyre kryesore. Kështu, koha e liruar mund të shpenzohet për detyra më të rëndësishme.
Automatizimi i proceseve të caktuara luan një rol po aq të rëndësishëm në procesin e menaxhimit efektiv të kohës: klasifikimi automatik i njoftimeve me email, pagesat automatike të rregullta, etj. Çdo gjë që mund të funksionojë pa pjesëmarrjen tuaj kursen kohë shtesë.
Pushim i plotë
Ju duhet të planifikoni jo vetëm kohën tuaj të punës, por edhe pushimin tuaj. Për më tepër, shumë ekspertë rekomandojnë që nga kjo pikë të filloni të plotësoni ditarin tuaj. Pa pushimin e duhur, një person nuk mund të punojë në mënyrë produktive, kështu që ky komponent i suksesit nuk duhet të harrohet.
Disa njerëz, në përpjekje për të qenë në kohë sa më shumë që të jetë e mundur, i mohojnë qëllimisht vetes të gjitha kënaqësitë, duke u përpjekur të shpenzojnë çdo minutë në biznes. Si rezultat, produktiviteti bie sepse një person i lodhur nuk mund të përqendrohet dhe të marrë vendime të shpejta dhe të mençura.
Pushimi duhet të jetë i plotë. Kur kaloni kohë me familjen ose miqtë, ju duhet të shijoni komunikimin dhe të mos mendoni për skema të reja biznesi ose një plan për t'u takuar me një partner në kokën tuaj. Dhe kjo nuk do të ndihmojë kauzën, dhe do të provokojë pakënaqësinë e njerëzve të afërt. Si të menaxhoni kohën - shikoni videon:
Aftësia për të menaxhuar kohën tuaj i lejon një personi të jetë i suksesshëm dhe i lumtur. Prandaj, nuk do të jetë e tepërt të kuptohet ky art jo vetëm për kokën, por edhe për amvise. Në burime të ndryshme, ju mund të numëroni një numër të ndryshëm metodash, teknikash dhe rregullash për menaxhimin efektiv të kohës, por të gjitha ato zbresin në të njëjtat parime: planifikim dhe prioritizim kompetent. Duke zotëruar bazat e kësaj shkence, të gjithë do të jenë në gjendje të formulojnë rregullat e tyre se si të menaxhojnë jetën dhe kohën.
